FAQ : Associations

Mes factures clients

Est-il possible d'envoyer des factures à des clients qui ne sont pas abonnés à e-factures ?

Oui, vous pouvez choisir le canal d'émission des factures (Factur-X) en fonction de vos clients :

  • Directement sur e-factures en mode collaboratif,
  • Par messagerie électronique,
  • Avec l'accès Épithète contreparties - pour vos contreparties non abonnées que vous souhaitez connecter, avec un accès limité, au service collaboratif - en savoir plus : l'Accès Contreparties des abonnés,
  • Dépôt sur Portail Chorus Pro - connexion automatique vers les clients de la sphère publique,
  • Par Courrier envoyé par vos soins.

e-factures permet-il d'intégrer les bons de commandes reçus ?

Oui, e-factures intègre dans le dossier de facture la pièce jointe de la commande, de la note d'engagement et/ou du devis.


Comment connaitre mes clients à relancer ?

Le portail permet de rechercher vos factures client avec la date d'échéance et leur statut.


e-factures permet-il d'insérer un devis que j'ai créé par ailleurs ?

Oui, e-factures intègre dans le dossier facture la pièce jointe du devis, de la commande, ou de la note d'engagement.


Est-il possible de créer mes devis avec e-factures ?

Oui, e-factures permet de créer, émettre et gérer les devis. Vous pouvez également joindre des devis créés hors e-factures à votre facture client.
Vous pouvez créer votre facture à partir du devis - en les modifiant si nécessaire avant envoi.


Est-il possible de créer un avoir client à partir d'une facture ?

Oui, il est possible de créer un avoir à partir d'un numéro de facture et ainsi de lier les deux documents dans le même dossier de facture pour le suivi du traitement, clôture, archivage et conformité de la piste d'audit fiable.


Est-il possible d'imposer à mes clients de recevoir mes factures sous un format électronique ?

La loi Macron du 6 août 2015 (loi 2015-990 du 6 août 2015) impose aux entreprises privées d'accepter la réception des factures sous format électronique qui leur sont transmises par d'autres entreprises privées.
Pour autant, en retenant le format Factur-X, votre client sera toujours en mesure de la reconnaître : la partie PDF rend la facture lisible sur tout support électronique (PC - Tablette - smartphone), la partie XML étant traitées automatiquement par vos clients qui le souhaitent et équipées de solutions logicielles.

Mes factures clients - Chorus Pro

Est-il possible d'envoyer mes factures à Chorus Pro avec e-factures ?

Oui, des connecteurs EDI permettent de déposer automatiquement vos factures sur le portail Chorus Pro et de visualiser dans chacun des dossiers, les statuts de traitement liés et récupérés automatiquement :

  • Facture reçue,
  • Facture acceptée ou rejetée,
  • Facture traitée - bon à payer émis,
  • Facture mise en paiement - instruction donnée au Trésor Public.


J'ai déjà un compte Chorus Pro, est-ce que je peux le connecter à e-factures et l'utiliser à travers le portail ?

Oui, e-factures vous permet d'utiliser votre compte Chorus Pro.


Suis-je obligé d'ouvrir préalablement un compte sur Chorus Pro ?

Oui, vous devez ouvrir un compte sur le site web de Chorus Pro et nous communiquer les références contrat.

Gestion de mes clients

e-factures me permet-il de gérer mes clients ?

Oui, e-factures permet de gérer vos clients, particuliers, entreprises ou sphère publique ainsi que leurs documents.
Connecté aux bases de l'INSEE qui recensent toutes les entreprises françaises, e-factures contrôle l'existence de votre contrepartie. De plus, il détecte automatiquement les clients de la sphère publique pour déposer les factures sur le portail Chorus Pro.

Mes factures fournisseurs

Est-ce que je peux recevoir des factures de fournisseurs qui ne sont pas abonnés au portail e-factures ?

Oui, e-factures peut recevoir les factures de tous vos fournisseurs.
Le service peut recevoir et intégrer les factures fournisseurs sous tous les formats connus :

  • Factur-X : Saisie directement ou importée sur le portail, issue d'autres plateformes ou reçue par e-mail sur une adresse dédiée,
  • PDF image (avec ou sans vidéocodage) ; importé sur le portail, issu d'autres plateformes ou reçu par e-mail sur une adresse dédiée,
  • Papier : (scan et vidéocodage) ; importée par vos soins ou sur option avec la société du Groupe spécialisée de numérisation.

Est-ce que je peux recevoir des factures électroniques provenant de l'étranger dans e-factures ?

Oui, il est possible de recevoir des factures de fournisseurs étrangers sous réserve de s'assurer que votre fournisseur soit créé dans votre base fournisseurs et que ses factures soient conformes à la réglementation française -art. 289 bis ou 289 V CGI (si la TVA s'appliquant à cette transaction est due en France).


Comment traiter mes factures papier avec e-factures ?

Pour pouvoir importer une facture papier dans e-factures, il suffit de la numériser en PDF.


Est-ce que e-factures gère les commandes ?

e-factures intègre dans le dossier facture la pièce jointe de la commande ou du devis.
Il est possible de rechercher une facture fournisseur grâce au numéro de commande ou de contrat enregistré dans les données de la facture.

Gestion de mes fournisseurs

e-factures me permet-il de gérer mes fournisseurs ?

Oui, e-factures permet de gérer vos fournisseurs et leurs documents.
Connecté aux bases de l'INSEE qui recensent toutes les entreprises françaises, e-factures contrôle l'existence de votre contrepartie.


Les entreprises, les autoentrepreneurs et les professionnels sont-ils concernés par la Vigilance Fournisseurs ?

Oui, à partir d'un certain montant, tous les acteurs sont concernés par la vigilance fournisseurs.
e-factures vous permet d'enregistrer les documents nécessaires à la vigilance fournisseur et de les liés aux transactions effectuées.

Pour tous les fournisseurs avec lesquels vous avez des contrats dont le montant est supérieur à 5 000 euros hors taxes par an, vous devez vérifier la régularité de leur situation dès la signature du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution de ce contrat.
Les points de contrôle sont :

  • Attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations (exemple : document URSSAF),
  • Justificatif d'immatriculation (exemple : KBis, registre professionnel, attestation INSEE...),
  • Liste nominative des travailleurs étrangers soumis à un permis de travail.

En cas de défaut, les risques encourus sont importants : vous devenez engagé à payer en lieu et place de votre fournisseur ses arriérés de cotisations URSSAF, au prorata de votre quota part dans son chiffre d'affaires.

En savoir plus


e-factures permet-il de gérer l'obligation règlementaire relative à la Vigilance sur mes fournisseurs ?

Oui, e-factures est nativement conçu pour gérer la Vigilance.

Pour chaque fournisseur, vous pouvez conserver ses documents, avec le type de document (KBis, Attestation de Vigilance URSSAF etc., ainsi que la date l'auteur du dépôt.

Règlements

Est-il possible de payer mon fournisseur avec un avoir depuis e-factures ?

Oui, il est possible d'imputer un avoir fournisseur en paiement d'une de ses factures.


Existe-t-il des alertes en cas de factures en retard de paiement dans e-factures ?

e-factures permet de rechercher vos factures fournisseurs avec la date d'échéance et leur statut.


Est-il possible de payer mon fournisseur avec un virement sur e-factures ?

Oui, vous pouvez payer directement un fournisseur par virement directement depuis e-factures.

Module d'affectation des factures

Le module d'affectation des factures est-il un logiciel de comptabilité ?

Le module d'affectation des factures n'est pas un logiciel comptabilité. Il intègre un modèle d'affectation des factures par apprentissage.
Après validation, un fichier de données des factures du jour est créé afin d'être intégré dans le logiciel de votre expert-comptable.


À quoi sert le module d'affectation des factures clients et fournisseurs ?

Le module d'affectation des factures clients sert à préparer les écritures pour les importer dans votre logiciel de comptabilité ou celui de votre expert-comptable.


Est-ce que mon expert-comptable peut se connecter à mes données sur e-factures ?

Oui, il dispose de deux possibilités pour se connecter à vos informations sur e-factures :

  • Vous lui donnez une habilitation,
  • Il est abonné à HBS Point d'entrée Unique expert-comptable, et sous réserve d'accepter son invitation, il peut accéder à vos données en mode collaboratif.

Consulter l'article « être expert-comptable en 2017: les évolutions du métier »

Souscription - Premier pas

Comment m'abonner à e-factures ?

En contactant notre service clients


Quelles sont les pièces justificatives à apporter pour s'abonner au service e-factures ?

Les pièces justificatives à fournir pour vous abonner à e-factures sont :

  • Justificatif de l'entreprise : attestation Siren et / ou KBbis,
  • Un justificatif d'identité : CNI, passeport,
  • Attestation INSEE,
  • IBAN / BIC de l'entreprise ou du professionnel
  • La délégation de pouvoirs conférée par le représentant légal à l'administrateur du contrat e-factures.

Sous réserve d'acceptation de la souscription.


Comment connaitre les tâches à réaliser sur e-factures dans ma chaîne de facturation ?

La Synthèse permet de connaître les évènements survenus depuis votre dernière connexion, grâce aux tableaux de bord et aux notifications, vous êtes informé des dépôts de documents ainsi que vos tâches à réaliser.


Comment faire si j'ai des questions sur l'utilisation d'e-factures ?

Il existe une Aide en ligne contenant :

  • Un guide utilisateur en ligne, reprenant toutes les fonctionnalités du service, accessible par domaine,
  • Sur chaque écran, une FAQ technique vous accompagne,
  • Des tutoriels vidéos sont mis à votre disposition pour les actions les plus courantes, et notre service d'assistance est à votre écoute.

e-factures gère-t-il plusieurs niveaux d'habilitation ?

Oui, e-factures gère le niveau d'habilitation pour chacune des grandes fonctions :

  • Achats,
  • Ventes,
  • Synthèse,
  • Gestion des contreparties : clients et fournisseurs,
  • Mise en règlement : encaissement / paiement,

Pour chaque collaborateur et pour chacune des fonctions ci-dessus, l'administrateur du service peut attribuer une des habilitations suivantes :

  • Pas de droit d'accès ;
  • Consultation seule ;
  • Consultation, saisie et validation.

Quelle clause de réversibilité proposez-vous ?

Vous continuerez à accéder en consultation aux dossiers factures jusqu'à l'extinction de la durée d'archivage légale.
Toutefois, vous ne pouvez plus émettre ou recevoir des factures.

Accès Contreparties des abonnés

À quoi sert l'accès Contreparties des abonnés ?

L'accès Contreparties des abonnés s'adresse vos contreparties qui ne sont pas abonnés à e-factures.
En tant qu'abonné au service e-factures, vous pouvez donner un accès à vos contreparties pour partager ses factures, devis et documents de contrat. Il s'agit d'un partage, sécurisé, en temps réel et que vous pouvez suspendre à tout moment.

En savoir plus  Contreparties des abonnés


Est-ce que je suis obligé de donner un accès à tous mes fournisseurs ou mes clients à Contreparties des abonnés ?

Non, vous préciser dans chacun des dossiers client ou dossiers fournisseur ceux qui peuvent accéder à Épithète Contreparties des abonnés.

Réglementation

Est-ce qu'une facture émise ou reçue par e-mail est valide ?

Oui, au même titre qu'une facture reçue par courrier.

  • S'il s'agit d'un envoi sous forme électronique (...) ou papier, des contrôles documentés et permanents mis en place par l'entreprise et permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation (...) ainsi que la contrepartie,
  • Ou bien s'il s'agit d'un envoi sous forme de fichier signé, le contrôle technique et sécuritaire de ce fichier permettant de contrôler les données, l'émetteur, et les droits à faire du signataire.

Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Consulter l'article « Quelles sont les mentions obligatoire sur une facture ? »

Consulter l'article « Facture et signature électronique. Comment ça marche ? »


Une facture électronique est-elle reconnue fiscalement ?

La facture électronique a la même valeur que la facture papier.

Notons d'ailleurs que les nouvelles obligations qui s'imposent à la facture électronique, s'appliquent également à la facture papier : l'application des contraintes règlementaires, par exemple la piste d'audit est plus aisée en matière de facture électronique que de facture papier.

Consulter l'article « Facture et signature électronique. Comment ça marche ? »


Est-ce que e-factures contrôle les mentions obligatoires d'une facture ?

Oui - les factures adressées aux clients respectent les normes en vigueur - Factur-X.
Pour les factures reçues des fournisseurs, les contrôles permettent à l'abonné de savoir si toutes les données obligatoires attendues sont identifiées lors de la numérisation et/ou vidéocodage.

Consulter l'article « Quelles sont les mentions obligatoire sur une facture ? »

En savoir plus - https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808


En quoi e-factures répond aux obligations règlementaires relatives à la Piste d'Audit Fiable ?

Conformément aux exigences réglementaires, e-factures est nativement conçu pour alimenter les dossiers facture avec les éléments constitutifs de la piste d'audit.
e-factures permet de reconstituer dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, de son origine (par exemple, le bon de commande), jusqu'au paiement et à l'archivage de la facture.

Résiliation

Que se passe-t-il si mon activité s'arrête ou si je veux résilier mon abonnement ?

Vous continuerez à accéder en consultation aux dossiers factures jusqu'à l'extinction de la durée d'archivage légale.
Toutefois, vous ne pouvez plus émettre ou recevoir des factures