Hub Business solutions - e-factures

Avantages

Fonctionnalités

Achats - gestion électronique de toutes vos factures fournisseurs et leur règlement

• Réception automatisée de vos factures fournisseurs sur HBS e-factures : nativement ou par e-mail sur une adresse dédiée – Reconnaissance des données si besoin,
• Instruction de la facture : intégration, acceptation, mise en paiement (totale ou partielle), gestion des pièces jointes et enregistrement automatiques des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
• Préparation des fichiers de paiement SEPA-SCT et envoi vers votre banque,
• Tous les formats sont pris en compte : Factur-X¹, PDF simple, PDF intelligent, PDF Mixte, EDI, papier.

⁽¹⁾ Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).

Ventes - devis et factures vers vos clients – délais de paiement

• Création, émission et suivi de vos devis personnalisés - envoyés automatiquement par e-mail, sur le portail HBS e-factures ou via un lien sécurisé à l'Accès Contreparties Épithète ;
• Transformation du devis en facture après acceptation - Pas de risque d’erreur,
• Création, émission et gestion de vos factures électroniques au format Factur-X¹, gestion des pièces jointes et enregistrement des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
• Administration de votre base articles : produits et services,
• Détection de vos clients de la sphère publique et dépôt automatique de vos factures sur le portail Chorus Pro - récupération des statuts de traitement lorsqu’ils sont disponibles,
• Encaissement de vos factures avec l'option Monético Paiement.

⁽¹⁾ Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).

Contreparties - gérer mes clients et mes fournisseurs

• Gestion de vos référentiels contreparties : aide à la création avec le SIRET et la base Sirene,
• Traitements de masse possible grâce aux imports,
• Paramétrage spécifique à chaque contrepartie possible : moyens de paiement, canal d’émission,... et gestion des documents,
• Contrôle à la demande KYC (Know Your Customer) - KYS (vigilance fournisseur) - lutte contre les risques de fraude ou d'usurpation d'identité,
• Gestion des relations d’affaires entre abonnés sur HBS e-factures, partage automatique des documents, d’alertes.

CSP (Centre Service Partagés) : Portail collaboratif

• Partage en temps réel des factures, devis, pièces jointes et documents avec tous les acteurs de la chaîne : collaborateurs, contreparties, experts-comptables, centre de services partagés intégrant les statuts de traitement, le reste à payer,...,
• Accès à Épithète Contreparties pour vos clients et fournisseurs qui ne sont pas abonné à HBS e-factures, pour consulter leurs devis, leurs factures, et télécharger les documents que vous souhaitez mettre à leur disposition (KBis, CG,...),
• Solution modulaire : optez pour la digitalisation du processus que vous souhaitez : achats, ventes, relation avec votre expert-comptable,
• Prise en main simplifiée, paramétrage par défaut, et centre d’aide complet : FAQ, guide utilisateur et tutos.

Modules d'Affectation des Factures – le lien vers votre comptabilité

• Paramétrage du plan de comptes,
• Préparation et validation de l'affectation des factures - avec fonction d’apprentissage,
• Export d'un fichier de données de factures pour intégration dans votre logiciel comptable – Factures fournisseurs et factures clients,
• Suivi analytique, prise en compte de 5 axes.