Confinement, reconfinement, télétravail... en 2020, les entreprises prennent pleinement conscience des possibilités offertes par la dématérialisation dans tous les aspects de leurs activités. Les nouvelles habitudes qui s'installent dans le temps font la part belle à la signature et à la facturation électronique.

Et pour cause ! En 2019, à peine 20 % des factures s'échangeaient de façon électronique. Un chiffre qui est amené à évoluer en 2020, en lien aussi avec l'obligation de passer par une plateforme en ligne pour ses échanges de factures. Une pratique déjà ancrée depuis le début de l'année pour les entreprises traitant avec le secteur public. D'ici 2025, elle sera effective dans tous les domaines d'activité et quel que soit la taille de sa structure. Une exigence, mais qui présente de nombreux avantages pour tous les acteurs impliqués dans la chaine de facturation.

Gagner du temps, et de l'argent !

Entre une facture papier, dont l'émission coute en moyenne 14 euros, et la même facture émise de façon électronique qui revient à 7 euros, le cout est divisé par 2 grâce aux économies d'impression, d'envoi, de stockage, de back-office... Une facture client est quant à elle réduite d'environ 30%. Principal avantage, et pas des moindres, la facturation électronique est moins chère que sa version papier, quel que soit le nombre de factures éditées. De quoi rapidement rentabiliser le coût de la transition vers le numérique.

Et cette économie d'argent se traduit également par un gain de temps indéniable, tout au long du cycle de vie de la facture, que ce soit via le raccourcissement des délais de traitement, de saisie ou de validation de la facturation. L'avantage se retrouve aussi au niveau de l'archivage, car les factures archivées en ligne dispensent des frais de classement et de recherche documentaire : une facture devient consultable n'importe où et n'importe quand, à condition de disposer d'un ordinateur ou d'un smartphone. Une optimisation de son temps, pour se concentrer sur son cœur de métier et ses tâches essentielles !

Une gestion sécurisée

Souvent, les entreprises s'inquiètent du degré de sécurité d'un tel système. La maturité de la facturation électronique passe cependant par une triple assurance de sécurisation. Tout d'abord, la garantie d'authenticité de l'origine, c'est-à-dire la preuve que la personne émettrice de la facture soit bien celle indiquée dans les données de la facture. Ensuite, d'intégrité du contenu, soit la garantie que le contenu de la facture ne puisse être modifié à aucune étape de sa durée de vie. Enfin, de lisibilité de la facture dans le temps. Une facture électronique est donc un document original aussi fiable qu'un document papier et qui porte en elle sa force probante et sa certification, scellée électroniquement. Plus sure que le papier, la dématérialisation est ici un atout indéniable.

La facilitation du traitement des données

Et cette garantie de sécurité va de pair avec une facilitation du traitement des données et un raccourcissement des délais de paiement. Un plus pour les entreprises, pour qui le défaut de paiement reste la première cause de défaillance, encore responsable de 25% des faillites d'entreprises. Selon l'observatoire des délais de paiement, en 2019, les retards de paiement atteignaient en moyenne 11,5 jours. Alain Griset, ministre chargé des PME déclarait en aout dernier aux Échos que ce délai pouvait être raccourci de 3 à 4 jours en moyenne avec la facturation électronique. L'état a d'ailleurs déjà réduit ce délai de 2 jours en 2019, grâce à la généralisation de la facturation électronique dans le règlement de ses fournisseurs.

Trop souvent, le bon paiement d'une facture relève encore du parcours du combattant pour les entreprises, ponctué de contestations, de réconciliations et d'autres lettrages. La facture électronique apporte une piste de réponse, dans le sens ou le début du délai de règlement de la facture ne peut être contesté. De plus, en limitant la circulation de documents, les risques de pertes lors de la manipulation ou de l'envoi deviennent inexistants, pour une meilleure gestion des litiges.

Améliorer la relation avec clients et fournisseurs et expert-comptable

Dans la même optique de réduction des litiges, la facture électronique vise aussi à faciliter la communication entre tous les intervenants sur la facturation, via un accès partagé, sur une plateforme commune. Une véritable intelligence collaborative entre comptables, clients, et fournisseurs qui peuvent échanger leurs informations facilement pour créer et émettre des factures, les suivre jusqu'à leur paiement, demander un financement à un factor, préparer les écritures comptables... Une traçabilité qui est également un avantage pour les fournisseurs de l'entreprise, qui peuvent à leur tour être payés plus rapidement. En plaçant la transparence au cœur de l'échange, on devient plus productif et on travaille en bonne intelligence.

Si toutes les entreprises n'ont pas encore dématérialisé, celles qui le font y voient déjà certains bénéfices : gain de temps, accélération des échanges, traçabilité, et gestion améliorée en sont les plus visibles. Une manière aussi de prévenir les règlementations à venir, tout en donnant un signal positif sur sa capacité à appréhender le changement et en anticipant par la même occasion, une dématérialisation plus large de nombreux services.

Publié par © Les Echos Publishing le 03 novembre 2020