En 2020, la facture en ligne sera obligatoire pour toutes les entreprises. Or, il ne s'agit pas d'un simple envoi de fichier PDF par mail.

Un élément de réassurance... mais non obligatoire

Aujourd'hui, et ce, depuis le décret n°2013-463 du 3 juin 2013, c'est une piste d'audit fiable qui fait la valeur juridique et fiscale d'une facture électronique, garantissant ainsi son authenticité. En d'autres termes, vous devez être en mesure de reconstituer tout processus de facturation de A à Z via des ressources documentées (devis, bon de commande, avis d'expédition, paiement, archivage.).

L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.

Art. 289 du Code général des impôts

Conséquence ? La signature électronique n'est plus obligatoire. Pour le destinataire, elle constitue néanmoins un élément de réassurance important qui permet d'obtenir des éléments d'identification précis sur le signataire (nom, fonction, société) et toutes les informations d'horodatage (date, heure et lieu de signature).

Vous avez ainsi tout intérêt à opter pour la signature électronique afin de sécuriser davantage vos relations avec vos clients et fournisseurs.

La signature électronique : mode d'emploi

La signature électronique est un mécanisme qui permet de signer un document en ligne de manière sécurisée. Elle présente la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Pour signer électroniquement une facture, il est nécessaire d'utiliser un certificat de signature électronique et un logiciel de signature électronique. Une entreprise doit se procurer ce certificat auprès d'une autorité de certification reconnue par le Référentiel Général de Sécurité (RGS). La liste présentant les autorités de certification est publiée et mise à jour par la société LSTI, seule entité habilitée à qualifier les prestataires de certification électronique conformes au RGS.

Les certificats de signature nominatifs ont une validité de 2 à 3 ans. Ils sont attribués à une personne physique habilitée agissant pour une entreprise, sous deux formes :

  • soit un logiciel installé au sein de l'entreprise sur un serveur ou un poste de travail ;
  • soit un support matériel sous forme de carte à puce ou de clé USB, qui est plus sécurisant et présente moins de risque de piratage.

La seconde solution consiste à utiliser une signature électronique logicielle qui appose sur la facture un cachet de signature électronique. Elle permet d'identifier l'autorité de certification, l'entité émettrice du cachet serveur, intégrant les éléments de scellement et d'horodatage. Cette solution est plus souple pour l'émetteur de l'entreprise car elle ne contraint pas un collaborateur à signer personnellement chacune des factures émises.

Le certificat électronique permet ainsi d'authentifier l'identité de la personne signataire grâce à un procédé cryptographique. Cette « carte d'identité numérique » indique le nom et le prénom du titulaire du certificat, la dénomination sociale de l'entreprise et la clé permettant d'authentifier la signature du titulaire du certificat.

En résumé, la signature électronique n'est pas obligatoire mais elle constitue un élément de sécurité supplémentaire. Elle est également très facile à mettre en place avec les solutions logicielles de facture en ligne comme e-factures, qui intègre cette fonctionnalité ainsi que le suivi automatique de la piste d'audit.