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Jean-Louis Glorian : Effectivement, il existe une obligation réglementaire. Elle concerne la relation économique entre les acteurs privés et les acteurs de la sphère publique. Elle impose à toute entité économique qui doit adresser une facture à la sphère publique de la déposer sur un portail internet, Chorus Pro. Ce portail permet non seulement de poster ses factures mais, en plus, informe en temps réel celui qui a facturé sur l’état d’avancement de l’instruction de cette facture par le client.
Cette obligation réglementaire est accompagnée d’un échéancier d’entrée en vigueur progressive : toutes les grandes entreprises en relation avec la sphère publique (ministères, collectivités locales, etc.) doivent les facturer sur le portail Chorus Pro depuis le 1er janvier 2017. Depuis le 1er janvier 2018, cette obligation s’impose aussi aux GME et aux ETI, et depuis le 1er janvier 2019 aux PME et PMI. Enfin, au 1er janvier 2020, toutes les autres entités économiques, y compris les travailleurs indépendants, les artisans comme les commerçants, qui travaillent avec une collectivité publique seront obligés de déposer leurs factures sur le portail. Et à ce jour, nous n’avons pas connaissance d’un report de cette échéance. Pour autant, jusqu’à maintenant, il semble qu’une petite tolérance bénéficie à ceux qui continuent d’envoyer leurs factures en papier ou par mail. Mais jusque quand ? Nul ne peut le dire.
Oui. Les intérêts sont même multiples. D’abord, la dématérialisation des factures génère des gains de productivité, et c’est probablement l’enjeu majeur pour une entreprise. Quelle que soit la taille de l’entité économique, le coût de la facturation peut être divisé par 3.
Oui, chaque agent économique gagne sur l’intégralité du processus de gestion d’une facture, processus qui s’étend du devis, de la commande, jusqu’à la facturation et l’encaissement.
Ensuite, l’entreprise gagne en trésorerie. Aujourd’hui, une bonne partie des faillites d’entreprises sont dues à un défaut de trésorerie. Avec une facture électronique, vous disposez d’éléments de traçabilité de la date à laquelle elle a été reçue, qui la rendent incontestable au regard du respect des délais de règlement !
Par ailleurs, la cession de créance va être facilitée. En effet, avec l’électronique, on peut justifier, grâce aux informations transmises par le portail Chorus Pro pour le B2G, ou les éléments électroniques de traçabilité des factures B2B ou B2C, que la facture a bien été reçue, qu’elle a été acceptée et qu’elle a donc une légitimité qui la rend plus facile à mobiliser à court terme, soit par « Dailly » par un banquier, soit par une cession de facture auprès d’un factor.
Pour finir, la facture électronique présente aussi des avantages évidents en termes de conservation et d’archivage. Avec l’électronique, le stockage est simple et sécurisé. Fini les boîtes d’archives dans lesquelles il faut fouiller lorsque le FISC demande des justifications !
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Oui. Et il existe différentes méthodes. Une première méthode consiste à générer la facture en PDF. Étant précisé qu’idéalement, il faut le faire au format factur-X. Format basé sur deux éléments : le premier, que l’on visualise, la facture en format PDF, que tout un chacun peut lire avec un Acrobat Reader, auquel est annexé un XML qui va reprendre l’ensemble des données visibles sur la facture, et qui permettra donc aux solutions informatiques de les traiter automatiquement.
Au-delà, il existe deux variantes :
- la première variante consiste à poser une signature électronique personnelle (RGS) et d’envoyer cette facture au client
- la deuxième variante consiste à s’appuyer sur la piste d’audit fiable, définie comme étant l’ensemble des documents, des événements et des données qui constituent un dossier de facture, depuis le devis jusqu’au règlement en passant par la commande, le bon de livraison et la facture. C’est l’ensemble de ces éléments qui vont être conservés dans un dossier unique de piste d’audit fiable qui sera audité notamment par le FISC en cas de contrôle.
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Epithète est une filiale à 100% d’Euro-Information, elle-même filiale informatique du Crédit Mutuel Alliance Fédérale. Nous développons des solutions logicielles à destination de toutes les entités économiques, qu’il s’agisse d’entreprises, de PME/PMI, de TPE, d’autoentrepreneurs, de professionnels mais aussi de grands comptes ou d’associations. Nous développons ces solutions logicielles en mode Cloud (SAAS). Solutions qui embarquent tous les standards de sécurité bancaire puisqu’Euro-Information développe aussi des solutions pour les réseaux bancaires du groupe et leurs clients.
Pour profiter de notre offre, le client souscrit un contrat – pour la circonstance, un contrat e-factures – et ce contrat va lui permettre de gérer toutes ses factures fournisseurs et/ou ses factures clients, selon ce qu’il choisit. Dans les deux cas de figure, notre solution est basée sur la piste d’audit fiable. C’est notre choix stratégique. Pour autant, notre solution inclut des jetons de signatures électroniques à la volée sur les documents PDF. Non pas pour remettre en cause la piste d’audit fiable, mais pour permettre au client de se doter d’un horodatage fiable.
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Oui. Nous disposons d’une plateforme collaborative qui prend en compte les principaux partenaires de nos clients : et le premier auquel on pense, c’est bien entendu l’expert-comptable. Cet expert-comptable va pouvoir accéder en temps réel à tous les dossiers de facture de ses propres clients qui sont abonnés à notre service. Ainsi dans un premier temps l’expert-comptable et son client abonné e-factures peuvent définir les tâches que l’abonné veut externaliser à son expert-comptable. Nous avons procédé de la sorte d’abord pour répondre à la mission historique de l’expert-comptable qui doit comptabiliser les factures de ses clients, mais aussi pour permettre à l’expert-comptable qui le souhaite de proposer d’autres missions à ses clients. L’expert-comptable va être amené à travailler sur l’espace électronique de deux façons :
- soit il va le faire dans le portail de son client sur lequel ce dernier reçoit et émet ses factures ;
- soit il va recevoir ces factures sous format électronique dans son propre système d’information.
Oui. Pour cela, nous utilisons un format que ces éditeurs connaissent bien puisque ce sont eux qui l’ont mis en place et qui l’ont inventé : le format dit « FEC : fichier des écritures comptables ». Nous n’émettons pas de fichier FEC au sens fiscal du terme mais nous adressons à l’expert-comptable un fichier dont le contenu est structuré comme un fichier FEC afin qu’il puisse s’intégrer facilement dans son logiciel comptable.
Nous faisons comme jusqu’à présent, mais sur un ordinateur connecté à internet, dans un espace dans lequel chaque représentant de l’entreprise – depuis le représentant légal jusqu’au vendeur, l’acheteur, etc. – dispose de droits d’accès dédiés, personnels. Ensuite, chacun de ces acteurs – ou seulement le dirigeant – va intervenir sur cet espace commun, partagé, pour saisir un devis, le valider. Devis qui va ensuite être transformé en facture électronique !