Afin de donner aux factures papier une valeur fiscale et juridique probante au titre de leur conservation et de leur archivage, la réglementation nécessite d'apposer une signature numérique - cachet serveur avec un Certificat RGS* - pour toute facture fournisseur numérisée.

Pourquoi cette obligation ?

Pour protéger les clients destinataires des factures en les dotant d'une solution qui leur permet de donner des éléments incontestables au titre de l'identification, la non-répudiation et l'horodatage de la facture qu'ils ont reçue dans un format non-électronique.

Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales

Que gagne votre entreprise avec la facturation électronique ?

Une facture en ligne réduit considérablement le temps et les coûts de traitement. Elle a donc un impact direct sur les délais d'encaissement, et ce d'autant plus que le système d'information permet de repérer systématiquement - et plus tôt - les retards de paiement.

L'automatisation met également fin aux risques de perte car l'archivage et la recherche sont considérablement facilités. De même, elle limite les risques de fraudes, et notamment le temps nécessaire pour y remédier. Désormais, il suffit de quelques minutes pour se connecter au portail de dématérialisation des sociétés et s'assurer de la cohérence et de la conformité des factures qui poseraient problème.

Les solutions de facturation en ligne permettent aussi d'intégrer facilement toute éventuelle évolution réglementaire, cette dernière étant directement prise en compte et intégrée dans les outils de gestion. Enfin, il faut noter que la plupart des systèmes cohabitent parfaitement avec des factures papier si certains de vos clients ou fournisseurs souhaitent conserver ce format, tant qu'ils le peuvent encore.

Qui plus est, l'investissement de départ pour mettre en place la solution informatique est limité, notamment grâce aux solutions de type « software as a service », qui ne requièrent pas d'installer de nouveaux logiciels de facturation dans l'entreprise.