Essentiels au plus fort de la crise du Covid-19, les outils numériques se révèlent indispensables pour aborder la reprise dans les meilleures conditions. Tour d'horizon des quelques points d'attention à ne pas négliger avant de se lancer dans leur adoption.

Télétravail, règlement des factures, aide à la prise de décision. Le numérique se sera imposé comme l'un des leviers essentiels pour aider les entreprises à traverser la période de turbulences qu'elles connaissent depuis plus de deux mois.

À cet égard, la crise du Covid-19 aura agi comme un révélateur du niveau de maturité digitale des organisations. Elle aura contribué à creuser le fossé entre celles qui s'étaient lancées dans leur transformation numérique et ont souvent pu faire face, et celles qui n'ont cessé de la repousser et se sont retrouvées largement handicapées. « Être capable, par exemple, d'aller de l'émission de la facture jusqu'au paiement du fournisseur de façon entièrement digitalisée permet actuellement de faire la différence entre les entreprises, assurait le directeur des achats d'Enedis, Bertrand Pouilloux, lors d'un récent webinaire organisé par « Décision Achats ». Car ceux qui ne savent pas le faire, aujourd'hui, ne paient pas, et ça, c'est dramatique. »

Alors que le déconfinement est désormais amorcé, focus sur cinq critères de sélection pour bien choisir son logiciel de gestion et aborder la reprise dans les meilleures conditions.

1. Il dope la résilience

Plus que jamais, le numérique aura prouvé qu'il est un facteur clé pour garantir la résilience des entreprises. Au-delà de la dématérialisation qui aura permis, malgré le confinement, de continuer à payer ses fournisseurs en temps et en heure - comme chez Butagaz où 80% des factures reçues sont aujourd'hui digitalisées -, il a aussi rendu possible l'essor massif du télétravail. Des outils tels que Zoom ou Slack, encore peu connus du grand public il y a trois mois, sont devenus de nouveaux compagnons du quotidien.

Cet usage intensif du télétravail, crise sanitaire oblige, aura peut-être une autre conséquence : encourager les solutions d'intelligence collective à distance. Différents des réseaux sociaux d'entreprise, ces logiciels - Maestro Projet, BloomUp ou HIVy - remettent les collaborateurs au centre. Ils facilitent le partage de connaissances, permettent à de nouvelles idées d'émerger, encouragent le feed-back et la communication. Des logiciels d'avenir, là où les responsables RH s'appuient de plus en plus sur le collectif.

2. Il confère de l'agilité

Toutefois, la principale préoccupation des ressources humaines reste la gestion agile de la masse salariale. Bien souvent l'apanage des seules directions financières, son pilotage est assez mal maîtrisé par les RH. Pourtant, les logiciels répondent aux enjeux actuels liés aux nouveaux modes de contractualisation, aux départs en retraite plus tardifs, aux expatriations et aux réorganisations et apportent une agilité certaine, à l'image d'Easy Recol chez Sofime.

Le groupe de distribution Bio c'Bon a, lui, fait appel à Merito. Créée en 2016, cette start-up apporte une solution aux problèmes de turnover et d'absentéisme. L'idée ? Flexibiliser les salariés à temps partiel pour qu'ils puissent aller et venir d'un magasin à l'autre en fonction des besoins. Après une phase pilote réussie, le projet a été rapidement déployé. Au bout de six mois, plus de 200 collaborateurs répartis dans plus de 60 magasins utilisaient régulièrement la plateforme. Pour la direction, elle répond à un besoin d'immédiateté. « Avoir les bonnes pratiques au bon endroit au bon moment favorise la satisfaction client », expliquait Frank Chastanet, directeur commercial de l'enseigne, aux « Echos Executives ».

Encore faut-il, pour qu'il soit un facilitateur, et non un frein, que le logiciel soit aisément interfaçable avec les systèmes d'information déjà en place, et surtout le plus « user friendly » possible, afin d'être adopté, sans difficulté, par un grand nombre de salariés.

3. Il fournit une aide stratégique

Dans le climat d'incertitude actuel, un bon logiciel de gestion rend également l'entreprise plus efficiente. Et la supply chain peut faire office de point d'entrée. Saint-Gobain et La Redoute ont ainsi choisi Flowlity, une solution de planification fondée sur l'intelligence artificielle. Elle intègre l'ensemble de la chaîne logistique d'un client et de son fournisseur pour anticiper les besoins, optimiser les commandes et mieux gérer les stocks. Résultat : les groupes qui l'ont adoptée ont, selon l'éditeur, réduit leurs niveaux de stocks de 30 à 60% et diminué les ruptures, avec l'impact bénéfique sur leur trésorerie que cela suppose.

Dans un autre registre, l'agence Artefact utilise, elle aussi, le pouvoir de la donnée pour épauler les opérationnels dans leur prise de décision. Son programme « data-driven marketing » aide les entreprises à mieux définir leurs cibles stratégiques et à flécher les investissements médias vers les consommateurs les plus susceptibles de transformer l'achat. Parmi les adoptants figure Pierre Fabre. Testé, l'an passé, auprès de trois marques du groupe pharmaceutique, il a généré « une hausse à deux chiffres des ventes offline en l'espace de deux à trois mois, et des gains de notoriété qui ont grimpé jusqu'à + 25% selon les marques », souligne Anne Laure Nguyen Huy Lai, directrice des marques Klorane et Elancyl.

4. Il endosse les tâches à faible valeur ajoutée

« En plus du passage nécessaire d'une gestion statique à une gestion dynamique du risque fournisseurs, grâce à la récupération de signaux faibles sur Internet, la crise du Covid-19 va encourager une implémentation plus forte de la RPA », anticipe Frédéric Thielen, expert achats chez KPMG. Déjà dans le viseur de bon nombre d'entreprises, la gestion robotisée des processus a un double bénéfice : maintenir les activités en cas de crise et permettre aux opérationnels de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Devenue courante pour les directions financières, en matière de saisie comptable ou de gestion des relations fournisseurs, comme chez EDF, elle commence à s'inviter au sein des RH afin d'automatiser la paie ou d'aider aux recrutements, tel Unique. ai chez Beaumanoir.

5. Il assure un bon ROI

Malgré son coût très variable, un bon logiciel de gestion suppose toujours un retour sur investissement (ROI) positif, qu'il soit direct - en remplaçant à moindres frais une solution antérieure ou en générant un rendement immédiat, tel le logiciel d'escompte C2FO, mis en place par Flex - ou indirect. Chez Lancaster, l'adoption de l'offre de gestion de cloud proposée par Artifakt a, notamment, permis d'économiser deux postes de développeur internes pour assurer la sécurité et la maintenance des infrastructures nécessaires à sa boutique en ligne, désormais externalisées. « Au-delà des soucis de recrutement que cela poserait, nous sommes trop petits pour nous permettre cela », conclut son directeur e-commerce et marketing digital, Thierry Chang.

Vincent Bouquet et Delphine Iweins © Les Echos