Il existe :

• des statuts partagés : statuts visibles par les contreparties ayant activé leurs relations d’affaires ou sur l’accès Epithète Contreparties,
• des statuts non-partagés : visibles uniquement par l’abonné à l’origine du changement de statut.

Si l’abonné adhère à un Centre de Service Partagé, ou a donné un accès à son expert-comptable, ces parties prenantes auront la visibilité des statuts du dossier facture pour les modules auxquels l’abonné lui a donné accès.

Les statuts suivent le cycle de vie de la facture et alimentent le dossier facture.

•  Facture reçue – statut partagé

  À l’initiative du client ou portail Epithète e-factures.

  Le statut facture reçue est partagé grâce à l’émission d’un accusé de réception.

  Une facture est reçue lorsque le client a visualisé le PDF sur e-factures. Elle peut provenir d’un chargement manuel, d’une réception par e-mail, ou directement d’un partage entre deux abonnés sur le portail.

  Une facture reçue peut être rejetée. Le motif de rejet doit être spécifié parmi les motifs suivants :

  • tentative de fraude,
  • facture en doublon,
  • autre motif.

  Il sera partagé dans les évènements du dossier facture si la contrepartie fournisseur est abonnée.

•  Facture intégrée – statut partagé

  À l’initiative du client, une facture fournisseur est au statut intégrée lorsque la contrepartie fournisseur est identifiée ainsi que les mentions de date et de montant.

  Une facture intégrée doit être comptabilisée.

•  Facture Bon à payer  – statut partagé

  À l’initiative du client, une facture fournisseur est au statut Bon à payer, partiel ou total, lorsque le client la valide et donne l’accord du paiement de la facture. Une facture contestée est une facture rejetée après intégration.

•  Facture en attente de règlement – statut non partagé

  À l’initiative du client, une facture fournisseur est au statut mise en règlement lorsque le bon à payer est validé et que la facture n’est pas arrivée à échéance.

  Ce statut est visible dans la partie Règlements.

•  Facture payée – statut non partagé

  Pour le client, la facture est payée, partiellement ou totalement, en fonction du moyen de paiement :

  • si virement : à la validation du virement – instruction à la banque (opération manuelle en attentant la fonctionnalité de réconciliation),
  • si monétique : au moment de l’instruction du paiement par carte (opération manuelle en attentant la fonctionnalité de réconciliation),
  • si autres moyens (espèces, chèque,...) : à l’émission / décaissement,... (Opération manuelle en attentant la fonctionnalité de réconciliation pour les chèques).
•  Facture clôturée – statut non partagé

  Statut à l’initiative de l’abonné. Une facture et son dossier sont archivés pour 10 ans lorsqu’elle est clôturée. La conservation de l’archive est conforme à la législation, notamment en matière de dématérialisation fiscale.

Modifier le statut d’une facture

Les actions permettent le changement de statut en fonction du cycle de vie de la facture. Elles vous permettent d’organiser et de mener vos tâches.

•  À intégrer :

  permet l’attribution du fournisseur et le vidéocodage de la facture dans e-factures. Cela indique que la facture est bien pour vous et que vous avez validez que les mentions obligatoires sont présentes et conformes / correctes . Une fois intégrée, la facture devra être comptabilisée.

•  À accepter :

  permet de valider la facture (donner le « Bon à Payer »), indiquant qu’elle est conforme au service et/ou à la marchandise reçue.

•  À clôturer :

  l’action de clôturer la facture permet d’archiver le dossier facture.

  L’archivage consiste à conserver et à rendre accessible le dossier facture électronique (facture PDF reçue Factur-X (PDF et fichier XML) ou PDF simple, documents et, ou pièces jointes sélectionnés, les événements du dossier facture et les métadonnées).

  L’archive est conservée pendant 10 ans, correspondant au délai le plus long imposé par les règles commerciales, fiscales et comptables.