Il existe :
- des statuts partagés : statuts visibles par les contreparties ayant activé leurs relations d’affaires ou sur l’accès Epithète Contreparties.
- des statuts non-partagés : visibles uniquement par l’abonné à l’origine du changement de statut.
Si l’abonné adhère à un Centre de Service Partagé, ou a donné un accès à son expert-comptable, ces parties prenantes auront la visibilité des statuts du dossier facture.
Les statuts suivent le cycle de vie de la facture et alimentent le dossier facture.
- Facture en préparation – statut non partagé
Statut à l’initiative du fournisseur. Une facture est en préparation lorsqu’elle est en cours de rédaction, cela correspond au « brouillard ».
Une facture en préparation peut être modifiée.
Facture créée – statut non partagé
Statut à l’initiative du fournisseur. Une facture est créée lorsqu’elle est en préparation (brouillard). La facture peut encore être modifiée jusqu’au statut « facture émise », mais pour l’utilisateur sa rédaction est terminée.
Facture émise – statut partagé
Statut à l’initiative du fournisseur. Une « facture créée » passe au statut « facture émise » lorsqu’elle est transmise. Il peut s’agir d’une action manuelle dans le cas d’impression papier, sinon, ce statut est affecté automatiquement suite à l’envoi de la facture. Sur le service e-factures, l’attribution de la référence facture (numéro) se fait à l’émission de la facture.
Une facture au statut émise est :
- soit partagée sur le portail abonné e-factures,
- soit envoyée par e-mail ou imprimée et envoyée par courrier par l’abonné.
Ces différents canaux sont définis par le paramétrage de la contrepartie client et peuvent être modifiés par facture.
Facture en attente de paiement – statut partagé
Il s’agit d’un statut partagé de la facture, qui intervient lorsque que les deux contreparties sont abonnées et que le client a donné son bon à payer.
- Facture rejetée – statut partagé
Il s’agit d’un statut partagé de la facture, qui intervient lorsque que les deux contreparties sont abonnées et que le client a rejeté la facture depuis e-factures. Le motif du rejet est visible dans les évènements du dossier factures des deux contreparties.
Il est possible de paramétrer l’accès Epithète Contreparties pour rendre visible le rejet par le fournisseur – Cas où la contrepartie n’est pas abonnée.
Facture payée / réglée – statut partagé
Pour le client, la facture est payée en fonction du moyen de paiement :
- si virement : à la validation du virement – instruction à la banque (opération manuelle en attentant la réconciliation),
- si monétique : au moment de l’instruction du paiement par carte (opération manuelle en attentant la réconciliation),
- si autres moyens (espèce, chèque, etc.) : lors du débit du compte. (Opération manuelle en attentant la réconciliation).
Facture archivée / clôturée – statut partagé
Statut à l’initiative de l’abonné. Une facture et son dossier sont archivés pour 10 ans lorsqu’elle est clôturée. La conservation de l’archive est conforme à la législation, notamment en matière de dématérialisation fiscale.
Modifier le statut d’une facture
Les actions permettent le changement de statut en fonction du cycle de vie de la facture. Elles vous permettent d’organiser et de mener vos tâches.
- À créer : permet de créer une nouvelle facture client.
- À émettre : permet d’émettre la facture client. Une fois émise la facture devra être comptabilisée.
À archiver : l’action d’archiver la facture permet de clôturer le dossier facture.
L’archivage consiste à conserver et à rendre accessible le dossier facture électronique (Factur-X (pdf et fichier xml), les événements du dossier facture et les métadonnées).
L’archive est conservée pendant 10 ans correspondant au délai le plus long imposé par les règles commerciales, fiscales et comptables.
À corriger : les factures à corriger correspondent à une facture dont l’émission est en échec et pour laquelle il faut apporter une modification, le plus souvent sur le canal d’émission.