HUB BUSINESS SOLUTIONS - e-factures
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En résumé
HBS e-factures est un logiciel de facturation en ligne pour les entreprises et les professionnels – abonnés ou non à Épithète.
Pour émettre une facture, c’est tout simple.
Complétez un formulaire avec les zones d’aide à la saisie : coordonnées, numéro de facture, désignation produit ou service avec la base articles... Enregistrez, et votre facture est prête avec toutes les mentions obligatoires.
HBS e-factures émet la facture, en fonction, du canal défini : portail Épithète, Chorus Pro1, e-mail, courrier papier. Vous pourrez ensuite gérer et suivre l’évolution de son traitement depuis le tableau de bord.
HBS e-factures et Monsieur Paul
Pour régler une facture, c’est aussi rapide.
Commencez par intégrer votre facture dès sa réception (format électronique ou papier), donnez le bon à payer, puis préparez les remises de fichiers de virements SEPA directement dans votre espace HBS e-factures.
Épithète contribue à assurer le suivi client (KYC)2 et la vigilance fournisseur (KYS)3.
Il est aussi inutile de mettre plusieurs épithètes à un même mot que de payer plusieurs fois la même facture.
Jean Paulhan
En détails
HBS E-FACTURES POUR LES ENTREPRISES ET LES PROFESSIONNELS
Les achats
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Les ventes
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Fonctionnalités
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Achats - gestion électronique de toutes vos factures fournisseurs et leur règlement
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- Réception automatisée de vos factures fournisseurs sur HBS e-factures : nativement ou par e-mail sur une adresse dédiée – Reconnaissance des données si besoin,
- Instruction de la facture : intégration, acceptation, mise en paiement (totale ou partielle), gestion des pièces jointes et enregistrement automatiques des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
- Préparation des fichiers de paiement SEPA-SCT et envoi vers votre banque,
- Tous les formats sont pris en compte : Factur-X1, PDF simple, PDF intelligent, PDF Mixte, EDI, papier.
(1) Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).
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Ventes - devis et factures vers vos clients – délais de paiement
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- Création, émission et suivi de vos devis personnalisés - envoyés automatiquement par e-mail ou sur le portail HBS e-factures,
- Transformation du devis en facture après acceptation - Pas de risque d’erreur,
- Création, émission et gestion de vos factures électroniques au format Factur-X1, gestion des pièces jointes et enregistrement des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
- Administration de votre base articles : produits et services,
- Détection de vos clients de la sphère publique et dépôt automatique de vos factures sur le portail Chorus Pro - récupération des statuts de traitement lorsqu’ils sont disponibles,
(1) Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).
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Contreparties - gérer mes clients et mes fournisseurs : entreprises, particuliers et sphère publique
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- Gestion de vos référentiels contreparties : aide à la création avec le SIRET et la base Sirene,
- Traitements de masse possible grâce aux imports,
- Paramétrage spécifique à chaque contrepartie possible : moyens de paiement, canal d’émission,... et gestion des documents,
- Contrôle à la demande KYC (Know Your Customer) - KYS (vigilance fournisseur) - lutte contre les risques de fraude ou d'usurpation d'identité,
- Gestion des relations d’affaires entre abonnés sur HBS e-factures, partage automatique des documents, d’alertes.
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Portail collaboratif et expérience utilisateur
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- Partage en temps réel des factures, devis, pièces jointes et documents avec tous les acteurs de la chaîne : collaborateurs, contreparties, experts-comptables, centre de services partagés intégrant les statuts de traitement, le reste à payer,...,
- Accès à Épithète Contreparties pour vos clients et fournisseurs qui ne sont pas abonné à HBS e-factures, pour consulter leurs devis, leurs factures, et télécharger les documents que vous souhaitez mettre à leur disposition (KBis, CG,...),
- Solution modulaire : optez pour la digitalisation du processus que vous souhaitez : achats, ventes, relation avec votre expert-comptable,
- Prise en main simplifiée, paramétrage par défaut, et centre d’aide complet : FAQ, guide utilisateur et tutos.
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Affectation des Factures – le lien vers votre comptabilité
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- Paramétrage du plan de comptes,
- Préparation et validation de l'affectation des factures - avec fonction d’apprentissage,
- Export d'un fichier de données de factures pour intégration dans votre logiciel comptable – Factures fournisseurs et factures clients,
- Suivi analytique, prise en compte de 5 axes.
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Ouverture du service et Abonnement
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- Paramétrage des informations de votre société, de vos modules et options,
- Gestion de vos documents d’entreprise,
- Accès dédié à votre expert-comptable,
- Gestion des missions confiées à votre expert-comptable.
TARIFS
Trois formules existent pour HBS e-factures :
- Liberté : une formule attractive et sans abonnement,
- Essentiel : performance et maitrise de vos couts,
- Premium : avantage à la volumétrie et aux options dédiées,
- Et pour les grands–comptes, contactez-nous pour un service sur mesure.
Formules modulaires, vous payez selon vos besoins !
Avantages
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ÉCHANGES SÉCURISÉS ET SIMPLIFIÉS
Les factures ne risquent plus de se perdre lors d’un envoi. Elles peuvent être partagées à tout moment et depuis n’importe quel endroit.
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ADAPTATION PERMANENTE À LA RÉGLEMENTATION
Les évolutions réglementaires sont prises en compte dans Épithète e-factures, les abonnés au service en sont informés et en bénéficient immédiatement.
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ARCHIVAGE EN LIGNE EFFICACE
Chaque facture peut être recherchée et retrouvée facilement et rapidement.
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SOLUTION COLLABORATIVE
Des accès spécifiques pour les clients et fournisseurs (contreparties), même s’ils ne sont pas abonnés à Épithète e-factures.
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RÉDUCTION DES COÛTS DE GESTION DES FACTURES
Via une optimisation de l’ensemble du processus de gestion. Et aussi : suppression des frais d’impression et d’affranchissement.
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MEILLEUR SUIVI DES DÉLAIS DE RÈGLEMENT
Le suivi de la facturation en temps réel permet d’être plus vigilant sur les délais de paiement.