HBS E-FACTURES

HUB BUSINESS SOLUTIONS - e-factures

Factures en ligne :
émettez, recevez, payez et encaissez en quelques clics grâce à HBS e-factures !

HBS e-factures est un logiciel de facturation en ligne pour les entreprises et les professionnels - abonnés ou non à Épithète.

Pour émettre une facture, c'est tout simple.

Complétez un formulaire avec les zones d'aide à la saisie : coordonnées, numéro de facture, désignation produit ou service avec la base articles... Enregistrez, et votre facture est prête avec toutes les mentions obligatoires.

HBS e-factures émet la facture, en fonction, du canal défini : portail Épithète, Chorus Pro1, e-mail, courrier papier. Vous pourrez ensuite gérer et suivre l'évolution de son traitement depuis le tableau de bord.

HBS e-factures et Monsieur Paul

Pour régler une facture, c'est aussi rapide.

Commencez par intégrer votre facture dès sa réception (format électronique ou papier), donnez le bon à payer, puis préparez les remises de fichiers de virements SEPA directement dans votre espace HBS e-factures.

Épithète contribue à assurer le suivi client (KYC)2 et la vigilance fournisseur (KYS)3.

Il est aussi inutile de mettre plusieurs épithètes à un même mot que de payer plusieurs fois la même facture.

Jean Paulhan

HBS E-FACTURES POUR LES ENTREPRISES ET LES PROFESSIONNELS

Les achats


Les ventes

Fonctionnalités

Achats - gestion électronique de toutes vos factures fournisseurs et leur règlement

  • Réception automatisée de vos factures fournisseurs sur HBS e-factures : nativement ou par e-mail sur une adresse dédiée - Reconnaissance des données si besoin,
  • Instruction de la facture : intégration, acceptation, mise en paiement (totale ou partielle), gestion des pièces jointes et enregistrement automatiques des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
  • Préparation des fichiers de paiement SEPA-SCT et envoi vers votre banque,
  • Tous les formats sont pris en compte : Factur-X1, PDF simple, PDF intelligent, PDF Mixte, EDI, papier.

(1) Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).

Ventes - devis et factures vers vos clients - délais de paiement

  • Création, émission et suivi de vos devis personnalisés - envoyés automatiquement par e-mail ou sur le portail HBS e-factures,
  • Transformation du devis en facture après acceptation - Pas de risque d'erreur,
  • Création, émission et gestion de vos factures électroniques au format Factur-X1, gestion des pièces jointes et enregistrement des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
  • Administration de votre base articles : produits et services,
  • Détection de vos clients de la sphère publique et dépôt automatique de vos factures sur le portail Chorus Pro - récupération des statuts de traitement lorsqu'ils sont disponibles,

(1) Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).

Contreparties - gérer mes clients et mes fournisseurs : entreprises, particuliers et sphère publique

  • Gestion de vos référentiels contreparties : aide à la création avec le SIRET et la base Sirene,
  • Traitements de masse possible grâce aux imports,
  • Paramétrage spécifique à chaque contrepartie possible : moyens de paiement, canal d'émission,... et gestion des documents,
  • Contrôle à la demande KYC (Know Your Customer) - KYS (vigilance fournisseur) - lutte contre les risques de fraude ou d'usurpation d'identité,
  • Gestion des relations d'affaires entre abonnés sur HBS e-factures, partage automatique des documents, d'alertes.

Portail collaboratif et expérience utilisateur

  • Partage en temps réel des factures, devis, pièces jointes et documents avec tous les acteurs de la chaîne : collaborateurs, contreparties, experts-comptables, centre de services partagés intégrant les statuts de traitement, le reste à payer,...,
  • Accès à Épithète Contreparties pour vos clients et fournisseurs qui ne sont pas abonné à HBS e-factures, pour consulter leurs devis, leurs factures, et télécharger les documents que vous souhaitez mettre à leur disposition (KBis, CG,...),
  • Solution modulaire : optez pour la digitalisation du processus que vous souhaitez : achats, ventes, relation avec votre expert-comptable,
  • Prise en main simplifiée, paramétrage par défaut, et centre d'aide complet : FAQ, guide utilisateur et tutos.

Affectation des Factures - le lien vers votre comptabilité

  • Paramétrage du plan de comptes,
  • Préparation et validation de l'affectation des factures - avec fonction d'apprentissage,
  • Export d'un fichier de données de factures pour intégration dans votre logiciel comptable - Factures fournisseurs et factures clients,
  • Suivi analytique, prise en compte de 5 axes.

Ouverture du service et Abonnement

  • Paramétrage des informations de votre société, de vos modules et options,
  • Gestion de vos documents d'entreprise,
  • Accès dédié à votre expert-comptable,
  • Gestion des missions confiées à votre expert-comptable.

TARIFS

Trois formules existent pour HBS e-factures :

  • Liberté : une formule attractive et sans abonnement,
  • Essentiel : performance et maitrise de vos couts,
  • Premium : avantage à la volumétrie et aux options dédiées,
  • Et pour les grands-comptes, contactez-nous pour un service sur mesure.

Formules modulaires, vous payez selon vos besoins !

Avantages

picto sur-mesure

ÉCHANGES SÉCURISÉS ET SIMPLIFIÉS

Les factures ne risquent plus de se perdre lors d'un envoi. Elles peuvent être partagées à tout moment et depuis n'importe quel endroit.

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ADAPTATION PERMANENTE À LA RÉGLEMENTATION

Les évolutions réglementaires sont prises en compte dans Épithète e-factures, les abonnés au service en sont informés et en bénéficient immédiatement.

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ARCHIVAGE EN LIGNE EFFICACE

Chaque facture peut être recherchée et retrouvée facilement et rapidement.

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SOLUTION COLLABORATIVE

Des accès spécifiques pour les clients et fournisseurs (contreparties), même s'ils ne sont pas abonnés à Épithète e-factures.

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RÉDUCTION DES COÛTS DE GESTION DES FACTURES

Via une optimisation de l'ensemble du processus de gestion. Et aussi : suppression des frais d'impression et d'affranchissement.

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MEILLEUR SUIVI DES DÉLAIS DE RÈGLEMENT

Le suivi de la facturation en temps réel permet d'être plus vigilant sur les délais de paiement.

Facture en ligne : comment ça marche ?

visuel collaboratif et partagé

Collaboratif et partagé

Vous gérez vos factures avec tous vos clients et fournisseurs, même s'ils ne sont pas abonnés à HBS e-factures. Pour chaque client ou chaque fournisseur, si vous le souhaitez, vous décidez de demander à Épithète de leur adresser un identifiant de connexion en « consultation ». Vos clients et fournisseurs bénéficient ainsi de fonctionnalités supplémentaires pour consulter les factures et les informations de société.

visuel suivi

Vigilance fournisseur et suivi client5

L'obligation de vigilance fournisseur3 et le contrôle KYC (Know Your Customer) sont conformes aux lois anti-corruption pour vous protéger contre les fraudes et usurpations d'identité.

visuel sécurité

Sécurité

HBS e-factures est un service proposé notamment par les fédérations Crédit Mutuel et les banques CIC. Bénéficiez du savoir-faire et de l'expertise bancaire robuste en matière de sécurité.

visuel Multi-canal

Multi-canal

HBS e-factures s'adapte à tous les canaux d'émission et de réception de factures selon les préférences de vos clients et fournisseurs :

  • Factures entrantes (réception) : e-mail ou papier,
  • Factures sortantes (émission) : e-mail, Chorus ou papier 4.

1 Système de facturation électronique de l'État pour les factures à destination de la sphère publique.

2 KYC (Know Your Customer).

3 KYS (Know Your Supplier) - Tous les 6 mois, contrôle du KBIS, de l'attestation URSSAF et de l'attestation relative à l'embauche de salariés étrangers.

4 Les factures papier éditées et mises sous plis sont envoyées par courrier postal.

5 Contrôles KYC/KYS (contrôle de coordonnées bancaires, gestion de la date d'échéance des documents de vigilance, Infogreffe, Provigis)...