La rubrique facture récurrente permet de créer, à partir d’une facture de référence, des factures de ventes et de les émettre automatiquement selon une périodicité définie.
La création d’une facture récurrente se fait comme une facture unique, depuis le menu Ventes, rubrique Factures clients, ou directement depuis l’action rapide Créer une facture, en ajoutant un paramètre de récurrence.
Concernant la saisie des informations de la facture, le choix du client, l’ajout des lignes factures etc. se référer à l’article Comment créer et émettre une nouvelle facture ?
L’ajout de la récurrence se fait avant l’émission, dans la partie Entête de la facture. Elle sera visible sur toutes les factures générées automatiquement à partir de la première facture.
Ajout d’une récurrence
À la création ou la modification d’une facture (statut en préparation ou créée), le libellé Récurrence : Définir une récurrence permet d’accéder aux paramètres de la récurrence de la facture en cours.
En cliquant sur Définir une récurrence, vous pourrez préciser :
- La périodicité : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle ;
- À intervalle de : permet de définir un intervalle de temps entre la création automatique de chaque facture ;
Ex : une facture mensuelle à intervalle 2 mois sera créée tous les 2 mois. - La date de fin (incluse) : date à laquelle vous souhaitez arrêter la récurrence ;
- Le jour de la récurrence : 1er jour du mois, dernier jour du mois ou personnalisé, correspond au jour où la facture sera automatiquement créée, voire émise selon le paramétrage prévu.
- Émission automatique : la facture sera émise par traitement automatique le soir du jour prévu ;
- Libellé complémentaire automatique : en sélectionnant cette option, le libellé de la facture est créé automatiquement. Il reprend la périodicité définie et la période de création de la facture
Ex : Mensuelle - Octobre 2025. Il entraine la suppression du libellé complémentaire saisi par l’utilisateur.
Traitement des factures récurrentes
- Création des factures : un traitement automatique crée la facture le matin vers 05:00. Si l’émission est manuelle, la facture aura le statut créée. Si l’émission est automatique, elle aura le statut en cours d'émission et ne sera plus modifiable ;
- Émission des factures : Le traitement des factures qui font l’objet d’une émission automatique a lieu le soir vers 22:00.
Dans l’onglet Évènements de la facture, la récurrence est tracée par un Type d’action : Audit et un Auteur : Traitement automatique.
Dans l’export Excel, une nouvelle colonne (F) permet de savoir s’il s’agit d’une facture récurrente ou non.
Une notification de type Ventes sera affichée dans la Synthèse à la création ou l’émission de chaque facture.
Arrêt de la récurrence
Pour arrêter une récurrence avant sa date de fin, il faut remplacer la date de fin de récurrence par la date du jour.
Pour y accéder, consultez la facture, puis cliquez sur Modifier la récurrence dans le menu déroulant.