Le bon vieux téléphone vous utiliserez
L’impayé peut refléter des problèmes passagers du côté de votre client, ou une tension financière plus importante. Rien de mieux qu’un coup de fil auprès de votre contact (commercial, chargé d’affaires, secrétaire, service comptabilité) pour collecter de l’information, évaluer la situation et agir en conséquence. Cette prise de contact permet d’obtenir des renseignements « off » souvent précieux, et de doser la fermeté dont vous allez faire preuve.
Des traces de vos relances vous laisserez
Le mail est une solution informelle et rapide pour s’assurer que la facture ne s’est pas « perdue » dans des méandres administratifs ou électroniques. Accompagnez-le néanmoins de courriers en recommandé. Ceux-ci seront bien utiles en cas de litige et permettent d’utiliser un ton plus formel et plus ferme que par mail ou téléphone. Ils permettent également de rappeler courtoisement la loi (notamment le délai de paiement unique instauré par la loi Macron et les 40 euros d’indemnité de recouvrement forfaitaire), ainsi que la possibilité d’une solution amiable, toujours préférable pour les deux parties.
Ce que vous dites vous ferez
Inutile de proférer des menaces à tout va. Cela n’est pas nécessaire dans un 1er temps et risque de pénaliser sévèrement la relation commerciale que vous entretenez avec votre client. Mais si vous parlez d’entamer des poursuites ou de saisir un huissier, alors faites-le, et dans un délai rapide. Sinon, votre parole perd toute sa crédibilité et votre client ignorera tout simplement vos prochaines actions de relance. Entretenir une relation à la fois ferme et transparente avec ses partenaires commerciaux fait également partie du jeu.
Votre processus de facturation vous optimiserez
Prévenir vaut mieux que guérir. Par exemple, opter en amont pour la facture électronique permet de réduire significativement les délais de traitement (en moyenne 14 jours pour une facture papier !) et donc les délais de paiement. La solution e-factures intègrent ainsi la démarche KYC ou « Know Your Customer », qui consiste à collecter des éléments très précis sur son client afin d’authentifier son identité et sa conformité vis-vis de réglementations relatives à la fraude. Ce processus vous permet en plus de définir un profil de risque en fonction de vos clients. Leurs activités se font-elle majoritairement en France ou à l’étranger ? À quelles réglementations sont-ils soumis ? Quel est leur niveau d’endettement ? Autant d’informations qui vont permettre d’adapter les conditions de paiement au début de la relation commerciale, de sensibiliser vos commerciaux et vos comptables, ou encore de créer des alertes dans votre système d’information.
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