Importer et émettre une nouvelle facture ou un avoir client
Vous pouvez importer manuellement une facture client PDF issue d’un autre logiciel et l’émettre depuis e-factures. A l’émission, un fichier XML avec les données saisies sera intégré comme pièce jointe de la facture PDF d’origine, avec une signature électronique certifiée.
Depuis le menu Ventes, rubrique Facture clients, ou directement depuis le raccourci rubrique Ventes de la Synthèse, vous pouvez ajouter une nouvelle facture client en sélectionnant Importer une facture PDF.
- Étape 1 : Parcourez et importez un fichier facture au format PDF depuis votre poste de travail, si vous cochez Utiliser le service de reconnaissance, certaines données de votre facture seront reconnues automatiquement, sous réserve de contrôles et validation de votre part.
- Étape 2 : Si le client n’est pas automatiquement reconnu, complétez son identité en cliquant sur le bouton Sélectionner, puis sur sa raison sociale.
Si besoin, vous pouvez :
- Faire une recherche par siren /siret, raison sociale, référence client, ou identifiant abonné,
- Créer un nouveau client.
- Étape 3 : Complétez et /ou contrôlez les informations de la facture.
Les données reprises doivent correspondre à celles présentes sur votre PDF.
NB : Reprendre le détail des lignes est facultatif pour les traitements.
- Étape 4 – facultatif : Bouton Documents – vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes typées. Les pièces jointes seront émises en même temps que la facture dans le PDF :
- Devis,
- Bon de commande/contrat,
- Courrier /correspondance,
- Bordereau de livraison,
- Bon de réception,
- Avis de paiement,
- Documentation /autre.
Lors de l’import, vous pouvez :
- A tout moment quitter la saisie : les données sont sauvegardées à chaque changement d’onglet ou à la fin : Sauvegarder et quitter – enregistre la facture au statut en préparation.
- Valider – enregistre la facture au statut créée
- Émettre – enregistre et émet la facture. Elle a alors le statut émise.
Une facture importée au statut en préparation ou créée peut être modifiée. Son numéro et ses données doivent correspondre aux valeurs de votre PDF importé.