Depuis le menu Achats, rubrique Fournisseurs, bouton Nouveau fournisseur, vous pouvez ajouter un nouveau fournisseur.
Vous devez spécifier s’il s’agit d’une entreprise individuelle ou d’une personne morale.
La saisie de l’adresse électronique du fournisseur dans les contacts facturation permet notamment d’envoyer un e-mail de bienvenue à votre contrepartie. Ce courrier électronique informe votre fournisseur qu’il devra vous envoyer ses factures au format électronique à une adresse jointe et générée par e-factures.
Un fournisseur peut bénéficier, s’il est également abonné à e-factures, de la mise en relation d’affaires, en complétant son identifiant e-factures. Sinon vous pourrez lui donner accès au portail Épithète Contreparties.
Création d’un fournisseur à partir de la Raison Sociale
Vous pouvez créer un fournisseur en saisie manuelle depuis l’entrée Raison Sociale.
Dans ce mode de création, la saisie du SIRET n’est pas obligatoire.
Attention, il n’y a pas de contrôle des données légales entrainant un risque de doublon.
Création d’un fournisseur à partir de son SIRET ou de son SIREN
Vous pouvez créer un fournisseur en saisissant son SIRET. Les informations provenant de sa fiche INSEE se chargent automatiquement.
Un nouveau SIRET peut ne pas être reconnu, dans ce cas vous devrez créer votre fournisseur en saisie libre sans indiquer le SIRET. Attention – un SIRET radié sera également introuvable.
Création d’un fournisseur lors de l’intégration de la facture
À la réception d’une facture fournisseur et lors de son intégration, si le fournisseur détecté n’est pas dans le référentiel fournisseurs, e-factures propose de le créer à partir des données issues de la facture.
Création d’un fournisseur à partir de son de son identifiant e-factures
Si votre fournisseur est déjà abonné, vous pouvez le créer en utilisant son identifiant e-factures. Cet identifiant doit vous être communiqué par votre fournisseur. Il contient 15 chiffres.
La création de votre fournisseur avec cet identifiant permet de reprendre automatiquement :
- les données de la fiche INSEE pour la partie légale, raison sociale, code APE...,
- les données de facturation de votre contrepartie fournisseur abonnée (modifiables),
- les documents diffusables de votre contrepartie fournisseur abonnée.
La mise à jour de la relation d’affaires entre vous et votre fournisseur permet d’échanger directement sur e-factures et de bénéficier du mode collaboratif complet.
Création d’un ou plusieurs fournisseurs par import de fichier
Vous pouvez créer un ou plusieurs fournisseurs en important un fichier Excel XLS (12 Mo maximum). Le modèle de fichier est accessible depuis le menu Contreparties, rubrique Fournisseurs – bouton Imports. Il comprend le mode opératoire, les valeurs attendues et les types d’anomalies rencontrées.
Il est important d’utiliser la dernière version du fichier d’import. Un rapport d’exécution vous sera transmis, comportant notamment les anomalies.