Lors de votre souscription au Module Fournisseurs, une adresse électronique spécifique pour la réception des factures fournisseurs par e-factures est générée.
Elle est paramétrable uniquement lors de votre première connexion.
L’adresse électronique se compose d’un préfixe caractérisant votre raison sociale et se termine par : @factures.epithete.com.
Vous pouvez consulter cette adresse électronique dans les Paramètres des Factures fournisseurs rubrique Réception des factures.
Après avoir créé votre fournisseur dans votre référentiel, un e-mail de bienvenue lui est transmis.
Ce courriel l’informe que vous utilisez désormais le service e-factures et qu’il devra envoyer ses factures au format PDF à votre adresse de réception des factures électroniques.
Consignes pour recevoir une facture par e-mail et l’intégrer à e-factures
L’envoi par le fournisseur de vos factures d’achat par e-mail permet de les intégrer directement dans e-factures.
- L’adresse e-mail de réception des factures électroniques permet de traiter de manière automatique uniquement les factures, avoirs ou factures d’acompte en pièces jointes des e-mails adressés par vos fournisseurs : X facture(s) PDF par message électronique et 1 facture par PDF.
- Pour le fournisseur, l’e-mail d’envoi de la facture doit avoir un seul destinataire principal : l’adresse de réception des factures. En revanche, il peut avoir plusieurs destinataires en copie.
- Seules, la/les pièce(s) jointe(e), l’adresse d’envoi et de réception sont analysées, les objets et le corps du message ne sont pas « lus ». Toutefois, il est possible de compléter ces informations à « votre convenance » avec par exemple la référence facture en objet.
- Si votre fournisseur doit joindre d’autres documents comme par exemple la fiche INSEE, il ne doit pas utiliser l’adresse e-mail de réception des factures électroniques.
- L’envoi de la facture PDF par e-mail peut être fait par vos soins. Dans ce cas, la traçabilité de l’adresse e-mail du fournisseur n’est pas assurée.
Motifs de rejets des e-mails de factures fournisseurs
En fonction des anomalies rencontrées et des options souscrites, des e-mails peuvent être rejetés :
Rejets techniques
- E-mail avec pièce(s) jointe(s) de taille > 10Mo
- E-mail arrivé sans PDF
- E-mail avec pièce jointe autre que PDF
- E-mail émis au format propriétaire TNEF de Microsoft Outlook – en savoir plus
Rejets de contenu
- Le PDF n’est pas une facture (CGV, catalogue, courrier ...)
- Le PDF contient plusieurs factures à la suite (X factures dans un même fichier PDF)
Dans ces cas, les e-mails sont retransmis, avec un message informant du motif de rejet :
- à l’adresse d’émission du fournisseur
- en copie à l’adresse de redirection des factures rejetées, paramétrée dans votre abonnement.
Vous pouvez consulter et ou modifier l’adresse électronique de redirection des factures rejetées dans les paramètres de la facture Fournisseurs.