1. Vos fournisseurs

1.1 e-factures me permet-il d'enregistrer mes fournisseurs ?

Oui, e-factures contient un module de gestion des fournisseurs.

e-factures est connecté aux bases de l'INSEE et d'Infogreffe qui recensent toutes les entreprises françaises. Cela permet de vérifier l'existence de votre contrepartie.

1.2 e-factures me permet-il de migrer mes fournisseurs existants de mon logiciel de comptabilité ?

Oui, e-factures permet d'importer vos bases de fournisseurs au format .csv.

1.3 e-factures me permet-il de gérer efficacement l'obligation règlementaire relative à la vigilance sur mes fournisseurs ?

Oui, e-factures est nativement conçu pour gérer efficacement la vigilance. Il reçoit notamment des alertes d'Infogreffe ou Provigis en cas de mise sous surveillance.

Pour chaque fournisseur, l'abonné e-factures retient la solution qui lui convient :

  • Demande de récupération automatique du Kbis ou de la fiche d'identité électronique auprès d'infogreffe ;
  • Téléchargement des documents (reçus par mail par exemple) par l'abonné ;
  • Téléchargement par le fournisseur via sa connexion Epithète ;
  • Externalisation de la prestation de collecte des documents et de contrôle de ceux-ci à Provigis.

1.4 e-factures propose-t-il différents scenarii pour maintenir à jour la vigilance fournisseurs ?

e-factures peut vous aider à maintenir toujours à jour vos obligations de vigilance grâce à une surveillance mise en place par nos partenaires Infogreffe et Provigis. La surveillance est intégrée automatiquement au portail, avec des alertes dans le tableau de bord.

1.5 Les entreprises, les auto-entrepreneurs, les professionnels sont-ils concernés par la vigilance fournisseurs ?

Oui, à partir d'un certain montant, tous les acteurs sont concernés par la vigilance fournisseurs.

Pour tous les fournisseurs avec lesquels vous avez des contrats dont le montant est supérieur à 5 000 euros hors taxes par an, vous devez vérifier la régularité de leur situation dès la signature du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution de ce contrat.

Les points de contrôle sont :

  • Attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations (exemple : document URSSAF) ;
  • Justificatif d'immatriculation (exemple : Kbis, registre professionnel, attestation INSEE...) ;
  • Liste nominative des travailleurs étrangers soumis à un permis de travail. En cas de défaut, les risques encourus sont importants : vous devenez engagé à payer en lieu et place de votre fournisseur ses arriérés de cotisations URSSAF, au prorata de votre quota
  • Part dans son chiffre d'affaires.

1.6 Est-ce que je peux recevoir des factures de fournisseurs qui ne sont pas abonnés au portail e-factures ?

Oui, e-factures est omnicanal et peut recevoir des factures de tous types de média, courrier papier, e-mail, SEPAmail, EDI (Echange de Données Informatisées).

Pour e-factures, être omnicanal signifie que le portail peut recevoir et intégrer des factures fournisseurs via les différents canaux évoqués ci-contre sous tous les formats connus :

  • Papier : scan et videocodage ;
  • Saisie directement sur le portail ;
  • Pièce jointe PDF image (avec ou sans vidéocodage) ;
  • Pièce jointe PDF mixte directement intégrée.

Les pièces jointes seront fiscalement valides et intègreront la piste d'audit.

Si un client demande à son fournisseur non-abonné au service e-factures de saisir une facture sur le portail, celui pourra le faire grâce au site web Epithète. Il suffira que le client le crée sur e-factures pour générer automatiquement un identifiant/mot de passe dédié aux non-abonnés sur Epithète.

2. Vos clients

2.1 Est-ce que je peux envoyer des factures à des clients qui ne sont pas abonnés au portail e-factures ?

Oui, vous pouvez choisir le canal d'émission des factures en fonction de vos clients :

  • Epithète - pour les contreparties non abonnées que vous souhaitez connecter, avec un accès limité, au service collaboratif - identification avec mot de passe ;
  • Messagerie électronique ;
  • Portail Chorus Pro - connexion automatique vers les clients de la sphère publique ;
  • Courrier via centre éditique ;
  • Courrier envoyé par vos soins.

2.2 KYC, c'est quoi ?

KYC signifie Know Your Customer (Connaissez vos clients / Connaissance du client), et correspond de manière pragmatique à la version anglo-saxonne de l'Obligation de vigilance à l'égard de la clientèle

  • Article L 561-5 et L561-6 du Code Monétaire et Financier, de l'ordonnance du 30 janvier 2009.

    Les processus Know Your Customer sont utilisés par les entreprises de toutes tailles dans le but de s'assurer que leurs clients sont conformes aux lois anti-corruption et afin de vérifier leur probité et leur intégrité. Cela a également pour but de prévenir l'usurpation d'identité, la fraude financière, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

    Il s'agit de :

    • Recueillir et vérifier des informations pertinentes afin de s'assurer de l'identité et de la qualité d'un tiers conformément aux exigences règlementaires (exemples : Kbis, identifiants fiscaux.) ;
    • Assurer périodiquement l'actualisation des informations et des documents concernant ces tiers, en accord avec les évolutions règlementaires (exemple : attestations fiscales et sociales.).

    Source : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000020176088&categorieLien=id

  • 2.3 e-factures propose-t-il différents scenarii pour maintenir à jour la connaissance des clients (KYC) ?

    Pour chaque client, l'abonné e-factures retient la solution qui lui convient :

    • Demande de récupération automatique du Kbis ou de la fiche d'identité électronique auprès d'Infogreffe (en option) ;
    • Chargement manuel sur le portail des documents, reçus par mail par exemple, par l'abonné ;
    • Chargement manuel par le client via sa connexion Epithète.

    2.4 e-factures me permet-il de gérer efficacement l'obligation règlementaire et les règles internes relatives à la connaissance des clients (KYC) ?

    L'abonné e-factures peut intégrer tous les éléments de procédure interne en :

    • Téléchargeant dans le dossier de la contrepartie Client, les documents qu'il considère comme incontournables (attestation métier, certificat.) ;
    • Saisissant des commentaires permettant de consigner des éléments et informations collectés par ailleurs.

    2.5 Les entreprises, les auto-entrepreneurs, les professionnels sont-ils concernés par la connaissance clients ?

    Oui, l'ordonnance du 30 janvier 2009 s'applique à tous les acteurs économiques pour tout client qui n'est pas un particulier.

    Source : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000020176088&categorieLien=id

    2.6 e-factures me permet-il d'enregistrer mes clients ?

    Oui, e-factures contient un module de gestion des clients.

    e-factures est connecté aux bases de l'INSEE et d'Infogreffe qui recensent toutes les entreprises françaises. Cela permet de vérifier l'existence de votre contrepartie. Vous pouvez sur simple demande (case à cocher), pour tout ou partie de vos clients, demander de récupérer auprès d'Infogreffe la fiche électronique d'identité ou un Kbis de moins de 3 mois.