1. Règlementation fiscale

1.1 Est-ce qu'une facture électronique est reconnue fiscalement ?

La facture électronique a la même valeur que la facture papier.

Notons d'ailleurs que les nouvelles obligations qui s'imposent à la facture électronique, s'appliquent également à la facture papier : l'application des contraintes règlementaires, par exemple la piste d'audit, est plus aisée en matière de facture électronique que de facture papier.

1.2 En quoi e-factures répond aux obligations règlementaires relatives à la piste d'audit ?

La piste d'audit permet dans e-factures de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, de son origine (par exemple le bon de commande), jusqu'au paiement et à l'archivage de la facture.

La mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable (...) est un des procédés permettant, (...) d'assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures.

Une piste d'audit fiable s'applique à l'ensemble des factures quelle que soit leur forme, papier ou électronique.

1.3 Quelle est la valeur juridique et fiscale du document facture issu d'e-factures ?

Les factures issues d'e-factures sont juridiquement et fiscalement conformes aux règles du code des impôts et du code du commerce.

Avec e-factures, les factures électroniques sont créées et émises dans le respect des conditions définies par le Code général des impôts (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-2013/10/18 ) : mise en œuvre des contrôles établissant une piste d'audit fiable (...), procédé permettant (...) d'assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures.

La piste d'audit permet de reconstituer dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, de son origine (par exemple le bon de commande) jusqu'au paiement et à l'archivage de la facture.

Les factures électroniques émises par Epithète comportent un jeton de signature électronique apposé par Epithète donnant les éléments de scellement et d'horodatage permettant de réaliser les contrôles souhaités par le destinataire de la facture.

Les factures fournisseur reçues sur le portail Epithète sous format papier numérisé par Epithète, ou sous format PDF simple, sont complétées après intégration dans le portail d'un jeton de signature électronique à la volée d'Epithète.

1.4 Est-ce que e-factures contrôle les mentions obligatoires d'une facture ?

Oui, les formats retenus pour les factures adressées aux clients respectent les normes en vigueur.

Pour les factures reçues des fournisseurs, les contrôles permettent à l'abonné de savoir si toutes les données obligatoires attendues sont identifiées lors de la numérisation et/ou vidéocodage.

Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

2. Support

2.1 Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

On entend par facture électronique une facture qui a été émise et reçue sous une forme électronique quelle qu'elle soit, échangée par un canal électronique, et qui contient toutes les mentions légales.

Son support électronique de gestion conserve les données, les événements, et les documents constitutifs de la piste d'audit.

Des conditions supplémentaires sont requises pour qu'une facture électronique soit conforme d'un point de vue fiscal/TVA :

  1. Sous forme électronique (pdf, pdf mixte/factureX, format SEPAmail) (...) ou papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation, et l'identification de bout en bout (de l'engagement au règlement) du client ou du fournisseur (...).
  2. Sous forme de fichier signé.
  3. Sous forme de message structuré convenu entre les deux parties (EDI).

2.2 Quelle est la différence entre une facture papier et une facture électronique ?

Il n'y a pas de différence entre une facture papier et électronique, dans le contenu et les informations obligatoires à mentionner dans une facture.

Une facture électronique est émise et reçue sous format électronique.

Elle doit être conforme à l'Art. 289 : Décret n°2013-463 du 3 juin 2013 - du CGI

2.3 Qu'est-ce qu'une facture dématérialisée ?

Par définition la dématérialisation s'applique à l'étape qui consiste à numériser une facture papier pour constituer un document sur support électronique (PDF). Cette étape peut être assortie de la reconnaissance automatique et/ou manuelle des données contenues dans le document.

A noter que le terme de facture « dématérialisée » est utilisé en pratique, pour recouvrir beaucoup de notions très différentes :

  • La numérisation des factures papiers ;
  • Une facture créée sous la forme d'un fichier structuré selon une norme prédéfinie (EDI, XML, ...) ;
  • Une facture sans support physique.

3. Vos factures clients

3.1 e-factures me permet-il d'intégrer les bons de commandes reçus ?

Oui, e-factures intègre dans le dossier de facture la pièce jointe de la commande, de la note d'engagement et/ou du devis.

Dans la prochaine version d'e-factures, la commande sera directement intégrée avec ses statuts : émise, validée ou refusée.

3.2 Suis-je obligé d'enregistrer mes bons de commandes dans e-factures ?

Non, toutefois il est conseillé de le faire pour faciliter le rapprochement par votre client et pour alimenter la piste d'audit.

3.3 Est-ce que je peux envoyer mes factures à Chorus Pro avec e-factures ?

Oui, des connecteurs EDI (Echange de Données Informatisées) permettent d'émettre les factures vers Chorus Pro et de visualiser dans chacun des dossiers e-factures les statuts de traitement liés, récupérés automatiquement.

3.4 Suis-je obligé d'ouvrir préalablement un compte sur Chorus Pro ?

Oui, vous devez ouvrir un compte sur le site web de Chorus Pro et nous communiquer les références contrat.

3.5 J'ai déjà un compte Chorus Pro, est-ce que je peux le connecter à e-factures et l'utiliser à travers le portail ?

Oui, e-factures vous permet d'utiliser votre compte Chorus Pro.

3.6 e-factures me permet-il d'insérer un devis que j'ai élaboré par ailleurs ?

Oui, e-factures intègre dans le dossier facture la pièce jointe de la commande, de la note d'engagement, ou du devis.

Cette étape n'est pas obligatoire mais renforce la piste d'audit de votre dossier de facture.

3.7 Puis-je imposer à mes clients de recevoir mes factures sous un format électronique ?

La Loi Macron a prévu de rendre l'acceptation des factures électroniques obligatoires en 2017 pour les très grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, en 2018 pour les PME et les micro-entreprises et en 2020 pour toutes les autres entreprises.

Votre client est libre d'accepter ou non une facture électronique. S'il la refuse, il doit vous le faire savoir et vous disposerez alors d'un délai raisonnable pour lui faire parvenir une facture papier.

Il est en général conseillé de demander au préalable l'accord du client avant toute transmission de la facture. Notez que ce dernier peut à tout moment revenir sur son acceptation et demander à nouveau l'émission de factures papier.

e-factures vous permet de paramétrer client par client le format et le média d'envoi de la facture.

3.8 e-factures me permet-il de créer un devis ?

e-factures intègre dans le dossier facture la pièce jointe de la commande, de la note d'engagement, ou du devis.

Bientôt une nouvelle fonctionnalité sera ajoutée, vous pourrez élaborer votre devis depuis e-factures, soit par saisie directe des lignes de factures, soit en appelant vos références catalogue de vos produits ou services.

4. Vos factures fournisseurs

4.1 Puis-je intégrer des factures papiers dans e-factures ?

Oui, e-factures est omnicanal et peut recevoir des factures de tous types de média, courrier papier, e-mail, SEPAmail, EDI.

Pour e-factures, être omnicanal signifie que le portail peut recevoir et intégrer des factures fournisseurs via les différents canaux évoqués ci-dessus, sous tous les formats connus :

  • Papier : scan et vidéocodage ;
  • Saisie directement sur le portail ;
  • En pièce jointe PDF image ;
  • En pièce jointe PDF mixte directement intégrée.

Elles seront fiscalement valides et intégreront la piste d'audit.

Si un client demande à son fournisseur non-abonné au service e-factures de saisir une facture sur le portail, celui-ci pourra le faire grâce au site web Epithète. Il suffira que le client le crée sur e-factures pour générer automatique un identifiant et mot de passe dédiés aux non-abonnés sur Epithète.

4.2 Puis-je recevoir des factures électroniques provenant de l'étranger dans e-factures ?

Oui, il est possible de recevoir des factures avec des fournisseurs étrangers, sous réserve de s'assurer que votre fournisseur soit créé dans votre base fournisseurs et que les factures soient conformes à la réglementation française - Art. 289 bis ou 289 V CGI (si la TVA s'appliquant à cette transaction est due en France).

Le module e-factures de reconnaissance automatique des factures fonctionne uniquement avec des caractères latin. Pour autant, vous pouvez intégrer un document et saisir les données obligatoires de la facture, via le module d'acquisition e-factures à votre disposition.

5. Flux

5.1 Est-ce qu'une facture émise ou reçue par e-mail est valide ?

Oui, au même titre qu'une facture reçue par courrier papier.

Pour être valide une facture doit contenir les mentions obligatoires, fixées par décret, ainsi que :

  • S'il s'agit d'un envoi sous forme électronique (...) ou papier, des contrôles documentés et permanents mis en place par l'entreprise et permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation (...) ainsi que la contrepartie,
  • Ou bien s'il s'agit d'un envoi sous forme de fichier signé, le contrôle technique et sécuritaire de ce fchier permettant de contrôler les données, l'émetteur, et les droits à faire du signataire.

Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

5.2 Est-ce que je peux émettre un avoir à partir d'une facture dans e-factures ?

Oui, il est possible de créer un avoir à partir d'un numéro de facture et ainsi de lier les deux documents dans le même dossier de facture pour le suivi du traitement, clôture, archivage.

6. Sécurité

6.1 Qu'est ce qu'une signature électronique pour la facture ?

Il convient de distinguer :

  • La signature électronique personnelle, qui permet d'identifier la personne physique qui a signé le document. Cette solution présente l'avantage pour le destinataire du document de pouvoir contrôler, si besoin, que le signataire dispose des délégations de pouvoirs pour signer le dit-document, et nécessite que chacun des documents soit validé unitairement par la personne qui appose sa signature ;
  • Le jeton de signature électronique : cachet serveur délivré sur le document par une solution logicielle, qui permet de satisfaire les règles d'intégrité, d'authenticité, d'horodatage et de non répudiation. L'identification du signataire (le plus souvent une société spécialisée) ne permet pas de contrôler les droits à faire.

De manière générale, la signature électronique d'un document ou fichier électronique est un dispositif qui permet de vérifier :

  • L'intégrité de la pièce (elle n'a pas été modifiée) ;
  • L'authenticité du signataire (grâce à son certificat électronique) ;
  • L'horodatage et la non répudiation ;
  • La portée de la signature (certification d'authenticité, preuve d'antériorité, engagement, selon le contexte).

La signature électronique n'est pas obligatoire pour répondre aux contraintes règlementaires de la facture électronique. Elle apporte au destinataire de la facture un élément de « réassurance ». Pour la facture électronique, l'usage est limité à garantir son intégrité et l'authentification de l'émetteur. La signature électronique ne doit pas être confondue avec l'insertion dans un fichier d'une image de signature manuscrite, qui est sans valeur.

7. Commande

7.1 Est-ce que e-factures gère les commandes ?

Oui, e-factures intègre dans le dossier facture la pièce jointe de la commande ou du devis.

Il est possible de rechercher une facture fournisseur grâce au numéro de commande enregistré dans les données de la facture.

Dans la prochaine version d'e-factures, la commande sera directement intégrée avec ses statuts : émise, validée ou refusée.

8. Devis

8.1 Est-ce que e-factures gère les devis ?

Oui, e-factures intègre dans le dossier facture la pièce jointe de la commande ou du devis.

Bientôt cette nouvelle fonctionnalité sera ajoutée, et pourra être au catalogue, qui contient les références de vos produits ou services.

Bientôt vous pourrez si vous le souhaitez, demander/proposer à vos clients de se connecter via le portail Épithète pour qu'il consulte le devis et confirme leur acceptation.