1. Portail collaboratif
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1.1 À quoi sert un portail collaboratif ?
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Un portail collaboratif permet la vision partagée d’un même processus et l’échange d’information entre un fournisseur et son client.
L’échange peut se réaliser sur plusieurs points :
- Télécharger des documents relatifs à la relation d’affaires : contrats, attestations...
- Télécharger des documents dans les dossiers de factures (devis, bon de commande, avoir, avis de paiement) ;
- Poster des commentaires dans le dossier de facture partagé entre les deux acteurs : client et fournisseur ;
- Ouvrir, suivre et instruire un dossier de litige de fond et/ou de forme.
Dans le cas d’e-factures, le portail collaboratif permet de créer des factures, de les transmettre à des clients préenregistrés, et de visualiser quand les clients ont accepté et payé la facture. Cela avec des alertes, des contrôles et des messages en cas de litige.
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1.2 Quels sont les gains liés au portail et à la facture électronique ?
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Il s’agit notamment de :
- La réduction des coûts ;
- La réduction des délais de paiement ;
- L’accélération du temps de traitement chez le client ;
- La simplification de la consultation, du classement et de l’archivage ;
- L’amélioration de la coopération entre clients et fournisseurs.
2. Flux
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2.1 Qu’est ce que l’EDI ?
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Le terme « EDI » signifie « Echange de Données Informatisées » et correspond d’un point de vue technique à l’échange automatisé de données prédéfinies sous forme de messages structurés entre systèmes d’information indépendants.
L’échange est réalisé via un protocole reconnu par l’émetteur et le destinataire.
Le message structuré est un message rédigé dans un langage normé de type EDIfact, XML… accepté entre partenaires économiques.
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2.2 Est-ce que le portail e-factures se connecte à d’autres portails du marché ?
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Oui, dans un premier temps nous commençons avec Chorus Pro.
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2.3 Est-ce qu’e-factures permet d’intégrer des factures dans plusieurs devises ?
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Oui il est possible d'intégrer et gérer des factures en différentes devises.
3. Epithète
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3.1 À quoi sert Epithète ?
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Epithète s’adresse aux contreparties (vos clients et vos fournisseurs) qui ne sont pas abonnées.
Il s’agit d’un portail web vous permettant de partager vos informations : dossiers facture, statuts d’avancement et paramétrage de votre relation d’affaires.
Seuls les clients et fournisseurs que vous souhaitez habiliter pourront se connecter à cet espace collaboratif, sécurisé et simple d’utilisation. Epithète leur adresse automatiquement les identifiants de connexion par e-mail (pour la consultation) et par e-mail + SMS (pour la mise à jour).
Les utilisateurs d’Epithète accèdent de manière sécurisée et gratuite aux informations, ce qui vous permet de gérer et de communiquer avec ces contreparties comme si elles étaient abonnées (factures électroniques, paiements, statuts, évènements et alertes).
Ainsi les contreparties reçoivent un identifiant et un mot de passe.
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3.2 Qu’est-ce que mes clients peuvent faire sur Epithète ?
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Sur Epithète, vos clients peuvent :
- Consulter les dossiers facture, trouver les éléments d’informations partagés, les statuts, les attributs ;
- Recevoir mes factures, accepter les factures et les payer ;
- Consulter les informations générales (coordonnées), charger des pièces jointes (KYC...).
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3.3 Qu’est-ce que mes fournisseurs peuvent faire sur Epithète ?
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Sur Epithète, vos fournisseurs peuvent :
- Consulter les dossiers facture, trouver les éléments d’informations partagés, les statuts d’avancement, les attributs ;
- Déposer les factures, visualiser les statuts de traitement et recevoir les avis de paiement ;
- Consulter les informations générales (coordonnées), charger des pièces jointes (documents URSSAF...).
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3.4 Suis-je obligé de donner un accès à tous mes fournisseurs/clients sur Epithète ?
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Non, vous précisez dans chacun des dossiers client ou dossiers fournisseur ceux qui peuvent accéder à Epithète.
Dans un premier temps l’accès sera en consultation seule.
Bientôt vous préciserez pour chacun d’eux si l’accès est en consultation seule, ou en consultation et mise à jour des dossiers (de la relation d’affaires ou des factures).
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3.5 Quelle est la différence entre e-factures et Epithète ?
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e-factures désigne le service (contrat) auquel vous souscrivez, Epithète désigne le portail collaboratif permettant à vos contreparties, clients et fournisseurs, d’accéder à certaines informations présentes sur le service e-factures.
4. Sécurité
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4.1 Est-ce qu’e-factures contrôle les IBAN ?
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e-factures contrôle l’existence et la validité des IBAN enregistrés à chaque fois que vous le demanderez.
Une demande sera alors automatiquement envoyée par SEPAmail Diamond. Les résultats des contrôles vous seront restitués dans votre dossier client ou fournisseur.
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4.2 e-factures gère t-il plusieurs niveaux d’habilitation ?
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Oui, e-factures gère le niveau d’habilitation sur chacune des grandes fonctions :
- Synthèse ;
- Gestion des contreparties (clients et fournisseurs) ;
- Factures entrantes ;
- Factures sortantes ;
- Mise en règlement : encaissement / paiement ;
- Module d'affectation des factures.
Pour chaque collaborateur et pour chacune des fonctions ci-dessus, l’administrateur du service peut attribuer une des habilitations suivantes :
- Pas de droit d’accès ;
- Consultation seule ;
- Consultation et saisie ;
- Consultation, saisie et validation ;
- Consultation, saisie et validation partielle (4 yeux sont nécessaires) ;
- Consultation et validation partielle (4 yeux sont nécessaires).
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4.3 Est-ce que je dois signer électroniquement mes factures avec e-factures ?
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La réglementation relative à la facture électronique n’impose pas de signature électronique (personnelle ou cachet serveur). Toutefois, la signature électronique des factures sous forme de « jeton cachet serveur », constitue un élément de réassurance pour le destinataire de la facture (authentification, horodatage...).
Les factures émises par notre solution e-factures comportent automatiquement une signature électronique cachet Serveur RGS**.